Privacybeleid

– Waar in dit privacybeleid de term ‘de fanfare’ gebruikt wordt, refereert dat aan ‘Fanfare Sint Joseph in Merkelbeek’.

– Waar in dit privacybeleid de woorden ‘we’, ‘wij’, ‘ons’of ‘onze’ gebruikt worden, refereert dat aan het  bestuur van de fanfare.

De fanfare hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om net persoonsgegevens. De fanfare houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt in ieder geval de volgende zaken met zich mee:

– Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid.

– Verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

– Wij vragen om uitdrukkelijke toestemming, als wij deze toestemming nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens.

– Wij hebben passende technische en organisatorische  maatregelen genomen, zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is.

– Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

– Wij op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, willen eenieder hierop wijzen en wij willen deze respecteren.

Als fanfare zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien er na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemene zin vragen of opmerkingen hierover zijn,  kan contact met ons opgenomen worden. De contactgegevens staan onderaan dit privacybeleid vermeld.

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden, donateurs en sponsors worden door de fanfare verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen.

– Administratieve doeleinden in het algemeen.

– Ledenadministratie, contributieheffing, aanmelding muziekopleiding, informatieverstrekking en uitnodiging voor bijeenkomsten.

– Registreren wie binnen de vereniging als vrijwilliger actief is of is geweest.

– Het uitvoeren van administratieve processen, al dan niet door of in samenwerking met de LBM en aan haar verbonden organisaties, zoals de KNMO of een extern administratiekantoor.

– Voldoen aan de eisen van subsidieverstrekkers.

– Nakomen van wettelijke verplichtingen.

– Communicatie over ontwikkelingen, activiteiten of anderzijds informatie met betrekking op de vereniging.

Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn de volgende:

– Lidmaatschapsovereenkomst fanfare via schriftelijke aanmelding.

– Lidmaatschapsovereenkomst Vrienden van de fanfare.

– Lidmaatschapsovereenkomst Verjaardagsactie.

– Doelbinding inzake verenigingsactiviteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de fanfare de volgende persoonsgegevens vragen bij inschrijving als lid of bij aanmelding als vriend, donateur of sponsor:

– Voornaam en achternaam – onderdeel van NAW-gegevens.

– Adresgegevens – onderdeel van NAW-gegevens.

– Telefoonnummer.

– Geboortedatum.

– E-mailadres.

– Bankrekeningnummer.

– Aanvangsdatum lidmaatschap en bij welk onderdeel en/of orkest binnen de vereniging je muziek maakt.

– Gegevens inzake bruikleen van een instrument van de fanfare.

De persoonsgegevens worden door de fanfare opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de periode van het lidmaatschap en zal tot een maximum van 7 jaar worden opgeslagen. Na het beëindigen van het lidmaatschap wordt omwille van geschiedschrijving en uitzonderlijke verenigingsactiviteiten de NAM-gegevens van een ex-lid bewaard. Financiële gegevens worden opgeslagen op basis van wettelijke bewaartermijnen.

Mediacode

De fanfare gebruikt in haar media-uitingen (sociale media, website, persberichten e.d.) veelvuldig concertregistraties, foto- en filmmateriaal. Wij hebben de intentie hiermee zorgvuldig om te gaan en mogelijke nadelige effecten van publicatie te voorkomen. Indien een (aspirant)lid bezwaar heeft tegen publicatie, kan deze dat te allen tijde melden. Indien een aspirant(lid) of een ander persoon ongewenste beelden van zichzelf tegenkomt in verenigingsuitingen, roepen wij nadrukkelijk op om dit direct te melden. Beelden en/of teksten zullen dan worden verwijderd, voor zover dit binnen het bereik ligt.

Datalekken

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder de volgende:

– Alle personen die namens de vereniging van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze ICT-gerelateerde systemen.

– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische ICT-gerelateerde incidenten.

– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek kan het gevolg zijn van een ICT-beveiligingsprobleem en moet onmiddellijk bij de secretaris gemeld worden, opdat passende maatregelen genomen kunnen worden.

Van een datalek zal door de secretaris een melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens – https://datalekken.autoriteitpersoonsgegens.nl, indien noodzakelijk.

Rechten omtrent persoonsgegevens

Eenieder die op basis van bovengenoemde grondslagen persoonsgegevens heeft verstrekt, heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van deze persoonsgegevens. Tevens kan de verstrekker van de persoonsgegevens bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel) ervan door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft de verstrekker het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan de verstrekker of in opdracht van de verstrekker direct aan een andere partij. Wij kunnen de verstrekker vragen om zich te legitimeren bij een verzoek tot uitoefening van één of meerdere van voornoemde rechten.

Contact

Bij vragen over dit privacybeleid kan contact met ons worden opgenomen via fanfare.merkelbeek@gmail.com